Czynności notarialne – kancelaria notarialna

 Zakres czynności notarialnych, forma ich przeprowadzania, określenie kto może je realizować oraz w jaki sposób – wszystkie te zagadnienia zostały uregulowane przez ustawodawcę w Ustawa z dnia 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie.

Co obejmują czynności notarialne?

W myśl przepisów zawartych w wyżej wymienionej ustawie za czynność notarialną uznaje się tego rodzaju czynności, którym należy lub też można nadać formę aktu notarialnego, który jeśli został poprawnie sporządzony, ma charakter dokumentu urzędowego. Dopilnowanie tego, aby dokument był zgodny z obowiązującymi przepisami spoczywa na sporządzającej go osobie. Oprócz sporządzania aktów, może ona także przygotować odpisy aktów notarialnych.

Kto posiada uprawienia do wykonywania czynności notarialnych? 

Osobą uprawnioną powykonywania czynności notarialnych jest notariusz. Jako że w związku z realizowanymi zadaniami przysługuje mu status funkcjonariusza publicznego i wynikająca z  tego tytułu ochrona jest on zobowiązany do ścisłego przestrzegania kodeksu etyki zawodowej oraz bezwzględnie przestrzega przepisów prawa. Oprócz tego zadaniem notariusza jest dbanie nie tylko o prawa i interesy osób będących stronami czynności, ale także tych osób trzecich, które mogą odczuć skutki prawne wynikające z tych czynności. Dlatego też przed ich podjęciem musi dokładnie objaśnić stronom, jakie mogą one skutki prawne może rodzić dokonanie konkretnych czynności.

Gdzie i w jakim trybie przeprowadzane są czynności notarialne?

Zgodnie z zapisami ustawy czynności notarialne powinny być przeprowadzane w kancelarii  notarialnej. Istnieje możliwość ich przeprowadzenie także poza kancelarią w przypadku wystąpienia szczególnych okoliczności lub też, gdy jest to podyktowane charakterem czynności.

Przyjętym jest, że czynności wykonywane się w jeżyku polskim. Przewidziano opcję realizacji czynności także w języku obcym na życzenie stron. Konieczne jest wówczas skorzystanie z usług tłumacza przysięgłego, chyba że notariusz posiada również uprawnienia tłumacza przysięgłego.

Kiedy notariusz może odmówić wykonania czynności notarialnych?

Notariuszowi przysługuje prawo odmówienia wykonania czynności notarialnych. Może one jednak z niego skorzystać jedynie w sytuacji, kiedy istniałoby ryzyko, że jest ona sprzeczna z obowiązującym prawem. W przypadku, gdy do tego dojdzie powinno zostać to zaprotokołowane. Klient musi zaś wówczas zostać pouczony, w jaki sposób może zaskarżyć odmowę. Może on także skorzystać z prawa do otrzymania uzasadnienia decyzji notariusza na piśmie. Czas przewidziany na dostarczenia uzasadniania wynosi tydzień.


Ustawa z 16 listopada 2000 r. „O przeciwdziałaniu wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz o przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu” nakłada na notariusza przyjmującego od klienta dyspozycję lub zlecenie przeprowadzenia transakcji, której równowartość przekracza 15 000 euro, obowiązek rejestracji tego typu transakcji, identyfikacji klientów oraz przekazywania tych informacji generalnemu inspektorowi informacji finansowej.


Usługi notarialne – zakres przeprowadzanych czynności notarialnych

Zakres czynności notarialnych reguluje art. 79 ustawy z 14 lutego 1991 r. „Prawo o notariacie”.

Notariusz dokonuje następujących czynności:

  1. SPORZĄDZA AKTY NOTARIALNE,
    1. (w szczególności: umowy zbycia nieruchomości - darowizna, sprzedaż, zamiana, umowa spółki z o.o., statut spółki akcyjnej, pełnomocnictwo, umowy majątkowe małżeńskie – tzw. intercyza, a ponadto czynności obejmujące spadek: testament, przyjęcie spadku, odrzucenie spadku, dział spadku),
  2. SPORZĄDZA AKTY POŚWIADCZENIA DZIEDZICZENIA,
    1. (poświadczenie podpisu, poświadczenie za zgodność z oryginałem),
  3. SPORZĄDZA POŚWIADCZENIA,
  4. DORĘCZA OŚWIADCZENIA,
  5. SPISUJE PROTOKOŁY,
  6. SPORZĄDZA PROTESTY WEKSLI I CZEKÓW,
  7. PRZYJMUJE NA PRZECHOWANIE DOKUMENTY, PIENIĄDZE I PAPIERY WARTOŚCIOWE,
  8. SPORZĄDZA WYPISY, ODPISY I WYCIĄGI DOKUMENTÓW,
  9. SPORZĄDZA – NA ŻĄDANIE STRON – PROJEKTY AKTÓW, OŚWIADCZEŃ I INNYCH DOKUMENTÓW,
  10. WYKONUJE INNE CZYNNOŚCI PRAWNE, WYNIKAJĄCE Z ODRĘBNYCH PRZEPISÓW.

Czynności notarialne – wymagane dokumenty i inne informacje

Aby notariusz mógł przeprowadzić konkretne czynności na rzecz stron, należy mu dostarczyć odpowiednie dokumenty. W tym celu najlepiej skontaktować się wcześniej z kancelarią. Jej pracownicy po wysłuchaniu, z jaką kwestią klienci chcąc zgłosić się do notariusza, będą w stanie określić, jaka dokumentacja będzie niezbędna do wykonania konkretnych czynności.

Kiedy należy złożyć dokumenty?

Przeprowadzanie czynności notarialnych w sposób bezpieczny i zarazem sprawny, wymaga od notariusza wcześniejszego przeanalizowania całej dokumentacji. Z tego względu konieczne jest jej dostarczenie do kancelarii przed planowanym spotkaniem. Powinno się to jednak zdarzyć nie później niż jeden dzień roboczy przed ustalonym terminem. W przypadku czynności o skomplikowanym charakterze kancelaria może zażądać wcześniejszego doręczenia dokumentacji.

Dlaczego tak istotna jest analiza dokumentów przez notariusza?

Obowiązkiem notariusza jest dbanie o zabezpieczenie praw i słusznych interesów stron czynności notarialnej. Z tego względu dokładnie sprawdza, czy przekazany komplet dokumentów jest wystarczający do podjęcia czynności. Ocenia on również, czy dokumenty spełniają wymogi formalno-prawne. Dzięki temu może on zapewnić, że wszystkie czynności przebiegną w prawidłowy sposób.

Tajemnica notarialna

Wszystkie informacje uzyskane przez notariusza w trakcie czynności notarialnych, objęte są tajemnicą. Do jej zachowania zobowiązuje go art. 18. ustawy z 14 lutego 1991 r. „Prawo o notariacie. Przepis ten precyzuje, że nawet w przypadku odwołania nie zostaje on z niej zwolniony. Ustawodawca przewidział jednak możliwość uchylenia tajemnicy – dzieje się tak, kiedy notariusz staje przed sądem w celu złożenia zeznań jako świadek. Wyjątek stanowią sytuacje, gdy zeznania zawierające informacje objęte tajemnicą, mogłyby stanowić zagrożenie dla interesów Państwa lub też ważnego interesu prywatnego. Wówczas, aby notariusz mógł złożyć zeznania potrzebna jest zgoda ministra sprawiedliwości.

Obowiązek zachowania tajemnicy nie dotyczy informacji udostępnianych na podstawie przepisów ustawy z 16 listopada 2000 r. o przeciwdziałaniu wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz o przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu w zakresie określonym tymi przepisami.

Informacje pisemne i inne dokumenty wydaje się osobom, na których żądanie zostały dokonane czynności notarialne. Jeżeli wynika to z treści stosunku prawnego, wydaje się je stronie, której dotyczy czynność notarialna. W przypadkach przewidzianych prawem notariusz przesyła sądom i innym organom państwowym informacje pisemne o sporządzonych dokumentach i wypisy tych dokumentów. Informacji ustnych o dokonanych czynnościach notariusz może udzielić jedynie instytucjom i osobom, które mają prawo otrzymać wypisy dokumentów stwierdzających te czynności.